CONSULENZA

La consulenza Business Travel di NGT si basa su una comprovata esperienza, grazie alla quale sarà più semplice ottimizzare le revenue e i costi in maniera efficace.

L’account Manager è il referente commerciale NGT per il Cliente.  Ha la responsabilità complessiva della relazione e l’obiettivo di individuare tutte le aree di intervento e le azioni, mirate alla:

• riduzione della spesa complessiva per trasferte;
• ottimizzazione dei processi aziendali, attraverso una evoluzione tecnologica degli stessi
• misurazione dei risultati in termini qualitativi e quantitativi
• sicurezza e soddisfazione del Cliente interno.

La consulenza dell’Account Manager è disciplinata su tutti i settori del travel, con le conoscenze necessarie del settore operativo – amministrativo – informatico,  etc, per fornire al cliente tutte le soluzioni,  per i costante miglioramento di tutti i processi legati alla trasferta di viaggio.

1. Analisi e razionalizzazione delle necessità del cliente e dei processi interni aziendali, con particolare attenzione ai flussi autorizzativi necessari per le trasferte di lavoro al fine di definire/ottimizzare la travel Policy aziendale.
2. Individuazione e definizione delle azioni necessarie per il controllo di spesa e conseguente erogazione dei servizi in conformità alle policy definite;
3. Individuazione e definizione dei criteri di saving e missaving sulle varie tipologie di servizio
4. Implementazione degli stessi nelle procedure operative e puntuale verifica dei risultati ottenuti
5. Attività di supporto nelle negoziazioni con i fornitori di prodotto ( vettori – catene alberghiere – car rental etc) con analisi e benchmark per una valutazione di merito
6. Attività di benchmarking sulle diverse tipologie di servizio (aereo – hotels etc) per una valutazione completa dei risultati ottenuti, in relazione al mercato e alle variabili per un possibile miglioramento
7. Attività di monitoraggio sulla qualità del servizio erogato, in relazione ai Key Performance Indicators stabiliti nel Service Level Agreement
8. Consulenza analitica del dato di spesa, con reports “ad hoc” , pivots etc – su specifiche esigenze del Cliente
9. Spinta all’adozione di strumenti tecnologici mirati ad un rinnovamento del servizio e alla automatizzazione della gestione trasferte
10. Assistenza e attenzione alla sicurezza del personale viaggiante attraverso l’adozione di strumenti a garanzia della loro sicurezza e attraverso una “customer survey” sulla soddisfazione del Viaggiatore.

Ngt propone ad ogni cliente l’implementazione del monitoraggio di un Service Level Agreement  (SLA)  che prevede il rispetto,  a cura del servizio operativo,  di alcuni parametri di qualità   ad esempio :

• Tempistica di risposta telefonica
• Tempistica di invio soluzione di viaggio
• Tempistica di evasione rimborsi
• Tempistica di invio reportistica

Un ulteriore SLA tecnico, compilato con tutte le informazioni e caratteristiche del Cliente assolve alla funzione di facilitare lo svolgimento dell’attività operativa e la comprensione delle specificità richieste.

• analisi dello status- quo della spesa di business travel per ogni tipologia di traffico
• stesura degli obiettivi aziendali
• condivisione delle strategie per ottimizzazione dei costi di business travel.

La travel policy è un documento che definisce le linee guida che regolano la gestione dei viaggi aziendali.
È documento che deve adattarsi alle esigenze specifiche di ogni azienda, e quindi deve essere costruito in modo personalizzato, viene redatto dalle due parti, il committente e la società che eroga il servizio coinvolgendo diverse figure: travel manager, ufficio acquisti, responsabile del personale e direzione, ecc. valutando le caratteristiche del viaggio, dei viaggiatori, delle mete, degli hotel e dei mezzi di trasporto.

La Tavel Policy deve contenere nelle sue pagine le direttive della direzione, i limiti di spesa e le modalità di rimborso. Deve stabilire in maniera chiara ed inequivocabile le norme di comportamento e di utilizzo dei diversi servizi da parte della risorsa che viaggio per lavoro.

Per poter definire una Travel Policy efficace e soddisfacente per l’azienda, è necessario analizzare in dettaglio tutte le specifiche necessità, esigenze e desiderata al fine di individuare le soluzioni migliori.

Non esiste una Travel Policy generica perché ogni azienda, in funzione di parecchi fattori (dimensione, frequenza dei viaggi, specificità dei viaggi, destinazioni ecc.) deve avere la propria, creata e costantemente ottimizzata.

L’efficacia comunicativa sarà data dalle linee guida fornite ai Viaggiatori, per stimolare i comportamenti virtuosi e facilitare lo sviluppo alla compliance agli accordi fornitori e alla travel policy stessa.

L’efficienza economica è il risultato di un processo di ottimizzazione della spesa, attraverso le negoziazioni dirette con i fornitori di prodotto.

Il monitoraggio della compliance della travel policy prevede:

1. La rendicontazione dei risultati sia quantitativi in termini di risparmio, sia qualitativi in termini di esempio dei comportamenti virtuosi
2. Evidenzia delle best practices , delle worst practices e dei comportamenti fuori policies.

TICKETING

Air management

La biglietteria aerea è in continua evoluzione e il costo dello stesso biglietto varia sensibilmente, in virtù

Del monitoraggio, nel continuo, del Revenue Management del Vettore.

Il Revenue Management, in relazione ai due parametri

• load factor (coefficiente di riempimento del volo)
• yeald ( indicatore standard di redditività del volo).

Applica delle strategie di forecasting per massimizzare il rendimento del volo, quindi apre e chiude le classi di servizio secondo la legge di mercato della domanda e dell’offerta.

NGT sviluppa e disciplina una costante e professionale attività nel complesso settore aereo:

• analisi completa dei dati di spesa aerea, suddivisa per vettori, classi di servizio, destinazioni, tariffe medie di acquisto
• identificazione della market share dei vettori e rispettive alleanze
• analisi dei prodotti low cost sul settore internazionale
• identificazione delle formule contrattuali più idonee: corporate e/ o programmi aziendali
• assistenza nella negoziazione con i Vettori – – analisi della proposta accordo del vettore con benchmark mirati verso i competitors – verso accordi precedenti ect
• analisi mirata delle origin & destination per acquisizione tariffe corporate
• benchmark di prodotto sulle origins & destination verso i prodotti aerei competitors
• benchmark tariffario sulle origins & destinations verso i prodotti aerei competitors
• identificazione di vettori alternativi che offrono soluzioni di risparmio
• acquisizione di tariffe corporate e monitoraggio uploading nei Crs
• Monitoraggio dei programmi di fidelizzazione aziendali dei Vettori
• Gestione a cura di NGT dei programmi di fidelizzazione e gestione dei premi maturati
• Applicazione delle Tariffe corporate NGT per piccole e medie imprese
• Gestione dei carnets di biglietteria aerea

A livello operativo la consulenza dei nostri Operatori è molto approfondita, rispettosa della Travel Policy e delle esigenze dei Viaggiatori:

• Valutazione sulla convenienza applicazione tariffa corporate e/o tariffa Best buy pubblicata.
• Per viaggi complessi, circolari, consultazione di speciali web providers per la ricerca di ottimizzazione della proposta di viaggio
• Servizi ancillari (Web Check in, seat assignement – special meals – fast teack – eccedenza bagaglio)
• Gestione della lista di attesa grazie ai rapporti di collaborazione con i vettori
• Ricerca della tariffa più bassa disponibile, per date/itinerario richiesto tramite il Fare Finder
• Utilizzo del “Fare Optimizer” per ottimizzare nel continuo la tariffa prenotata
• Secondo controllo, dopo emissione del biglietto, alla ricerca di una tariffa più competitiva. Nel caso specifico la ricerca è possibile solo in presenza di tariffe nobili che consentono il cambio di biglietto.
• Valutazione dei vettori black list.
• Consulenza sui visti in ingresso, talvolta necessari anche in transito.
• Tracciatura dei fuori policy autorizzati.
• Tracciatura del “saving” e “missaving”ù

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Hotel Management:

L’area di spesa alberghiera è una voce molto importante nel budget di spesa aziendale.

La distribuzione del prodotto alberghiero è molto frammentata, e utilizza diversi canali di vendita:

GDS – providers web – rapporto diretto e questa capillarità distributiva rende la ricerca della tariffa più bassa disponibile, molto articolata e complessa.

Anche il settore alberghiero si avvale dello strumento di Revenue Management, che con complessi parametri di analisi e previsioni, ha l’obiettivo di vendere la camera giusta, al prezzo giusto,  nel momento giusto,  alla persona giusta.

NGT offre la sua consulenza nella gestione del settore alberghiero, che più di ogni altro, garantisce possibilità di risparmi notevoli, grazie ad una prima attività di:

• analisi del dato quantitativo spesa
• analisi dei dati qualitativi degli hotels utilizzati: numero eccessivo di strutture nella stessa location – strutture di genere disomogeneo – non di catena.

La seconda fase prevede:

• razionalizzazione delle strutture nella stessa location
• utilizzo di catena alberghiere che garantiscono pluralità di offerta nella stessa piazza
• negoziazione con i fornitori (catene) sulla base di un potenziale ottimizzato e non parcellizzato
• definizione nel capitolato (RFP) anche servizio accessori, internet -park – sale meeting – early check in- late check out etc.
• benchmarking delle offerte (catene)
• simulazione delle opportunità di risparmio in termini di volumi e percentuali sulla spesa annuale
• intervento sulla Travel Policy e sui comportamenti di acquisto
• creazione di un hotel Program
• Analisi / revisione della Travel Policy e dei comportamenti di acquisto

Una terza fase

• Analisi e monitoraggio delle performances di risparmio nel continuo e della qualità offerta
• Definizione di un sistema di monitoraggio nel continuo dei livelli qualitativi degli alberghi selezionati.
• Comunicazione a tutti i livelli dei vantaggi dell’hotel program, degli impatti sulla non compliance alla Travel Policy e dei risultati ottenuti

E’ importante sottolineare che, a livello operativo, NGT utilizza, per le proposte di alloggio, non solo gli strumenti professionali (GDS) ma soprattutto i più importanti providers hotels, web based, che offrono una molteplicità di tipologie tariffarie e una ricchezza di informazioni preziose nella determinazione della scelta della struttura.

Questa ricerca, molto laboriosa in termini di valutazione e di impiego di tempo, risulta una strategia vincente nell’offerta di qualità prodotto/prezzo.

Una seconda valutazione è quella del controllo di merito, fra la tariffa negoziata del cliente e la “best avaliable rate” pubblicata del giorno, dopo attenta analisi della normativa.

Recupero IVA su Hotellerie nazionale

Un ulteriore servizio al Cliente è fornito dall’Amministrazione NGT che, grazie ad un ciclo di attività passivo e poi attivo, provvede al recupero dell’IVA del 10%, sulle prenotazioni alberghiere in Italia.

Questo processo consente:

1. un risparmio economico
   10% su tutti gli hotel prepagati NGT – emissione di una unica fattura mensile dettagliata per singola transazione
2. una efficienza dei processi
   Unica registrazione contabile
   Riduzione del numero dei fornitori in anagrafica.

Sale meeting – fiere

Il nostro settore operativo inoltre dedica attività speciale all’organizzazione degli eventi, fiere e sale meeting.

La funzione è molto articolata e prevede:

• una prima fase di ricerca delle soluzioni di accoglienza più idonee alle esigenze del cliente
• una offerta strutturata con relativo benchmark, per facilità di consultazione e valutazione
• una analisi preventiva dei costi di gestione e ottimizzazione dei servizi
• la gestione dell’evento con tutti i servizi ancillari richiesti e le relative modifiche
• a fine evento, una ultima fase di reporting,  e analisi definitiva e completa  dei costi

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Car Management:

La spesa dell’autonoleggio, in genere, è più contenuta della spesa aerea e/o alberghiera. Ma il mondo degli autonoleggi è molto complesso e le dinamiche di gestione richiedono una consulenza approfondita.

NGT collabora con i più importanti player del settore, ed è in grado di fornire assistenza alla sua clientela nella gestione degli accordi con le Compagnie di Autonoleggio.

Il prodotto “car rental” è costituito da diverse componenti che spesso, non sono valorizzate a priori. Quindi

L’analisi delle necessità del cliente passa attraverso:

• Valutazione della categoria di auto, in relazione alla Travel Policy
• Valutazione delle assicurazioni previste per il Viaggiatore e quelle già presenti in azienda
• Valutazione delle componenti al noleggio necessarie all’azienda (CDW-THF-Oneri stradali – penali – refuelling ect)
• Negoziazione con i fornitori di servizio sia per short che long term.
• Report analitico dell’offerta del fornitore, completo con il dettaglio di tutte le componenti del noleggio (CDW-THF- Oneri aeroportuali /ferroviari – penali – refuelling – servizi accessori ect)
• Benchmark dell’offerta fra i vari competitors
• Stima del potenziale saving in relazione alle nuove tariffe corporate
• Comunicazione ai Viaggiatori delle modalità di utilizzo degli accordi
• Monitoraggio accordi e dei risultati ottenuti in termini di economia e razionalizzazione del processo

L’Operativo NGT verifica, di volta in volta le migliori condizioni fra:

• le tariffe corporate del Cliente
• e le tariffe corporate di NGT
• le tariffe di mercato, le promozioni, sempre molto appetibili, ma talvolta molto basiche, senza gli ancillari previsti dalla policy del Cliente, il cui costo incide in maniera sensibile sul costo totale dell’autonoleggio.

Inoltre l’Operativo NGT, opera in regime di “full credit”, per tutte le prenotazioni autonoleggio.

Significa che NGT prepaga l’intero noleggio ed il Viaggiatore non deve esporre la propria carta di credito al momento della presa in carico dell’auto, a garanzia dell’autonoleggio.

NGT utilizza sofisticati strumenti di Reporting, su tecnologia Qlik View, che permettono al cliente di avere una visione costante e precisa della spesa del travel. La reportistica standard prevede l’erogazione mensile di:

BI – DETAILS:

Un report mensile in formato xls, progressivo, suddiviso per tipologia di servizio:

• aereo- hotels – ferrovie- car rental – varie

evidenzia il dettaglio di ogni transazione con tutte le informazioni richieste dal cliente ( cdc – matricoa, commesse ect)

CORPORATE TRAVEL INTELLIGENCE È un prodotto di analisi aggregata per macro settori / aree.

Il dato macro viene frammentato, segmentato, e analizzato secondo specifici criteri di analisi per ogni settore di spesa.

Molto approfondita è l’analisi del settore aereo, sempre con il confronto anno precedente:

• le tariffe medie di acquisto sulle destinazioni più importanti
• utilizzo dei vettori sulla destinazione e relativa Average Ticket Price
• compliance degli accordi vettori
• comportamento di acquisto del Viaggiatore
• analisi della performance di risparmio effettivo spesa
• analisi dell’utilizzo delle classi di servizio

Analoghi criteri di analisi vengono valorizzati nella spesa alberghiera, autonoleggio, e ferroviaria, per consentire al cliente un costante monitoraggio della spesa travel.

Oltre a questi prodotti di analisi forniti in modalità standard NGT prevede può fornire su richiesta una serie di analisi ad hoc, tramite pivots personalizzate,

STATISTICHE ON LINE

NGT ha previsto la realizzazione, nel proprio sito, di una area dedicata alle aziende, accessibile attraverso password.

In questa area l’azienda potrà consultare e scaricare il dato di spesa progressivo aggiornato alle 24 ore precedenti.

Potrà inoltre conservare eventuale documentazione a beneficio degli attori interessati, esempio Travel Policy, Service Level Agreement.

La responsabilità ambientale è oggi un tema molto sentito dalle aziende, non solo negli ambiti del proprio business ma anche relativamente ai viaggi d’affari.

Le aziende hanno la necessità di misurare le emissioni di co2 prodotte dalle proprie trasferte e di intraprendere azioni concrete per compensarle, qualora non sia possibile ridurle, con progetti green.

Il Green report offre analisi chiare delle emissioni causate dai viaggi d’affari, e costituisce la base per valutare l’adesione a progetti ambientali certificati di conversione delle emissioni prodotte.

L’azienda che da un lato ha prodotto un peggioramento dell’atmosfera, può controbilanciare e riconvertire in ossigeno investendo in progetti di riqualificazione (contribuire al rimboschimento, a programmi di sviluppo di energie rinnovabili, sostenere programmi in paesi che non possiedono risorse per la salvaguardia ambientale).

Sono disponibili diverse soluzioni da valutare in base alle necessità del cliente.